Чтобы ваше мероприятие прошло с успехом, недостаточно организовать насыщенную программу и пригласить известных гостей. Необходимо продумать формат взаимодействия с каждым участником, позаботившись об удобной регистрации, информационной площадке и вспомогательных сервисах. Все должно быть учтено буквально до мелочей, ведь порой дьявол кроется именно в деталях, на которые без должного опыта внимание и не обратишь. Именно поэтому стоит прибегнуть к помощи профессионалов — таких, как компания RUVENTS, при помощи которой и был подготовлен этот материал. Они не понаслышке знают решения, позволяющие сделать ваше мероприятие более интересным, технологичным и умным.
Сайт мероприятия
Любое крупное мероприятие начинается с сайта, который становится главной информационной площадкой. Важно обеспечить участников и всех заинтересованных лиц самыми актуальными данными. Каждый посетитель должен быть в курсе формата, регламента и всех этапов встречи. Могут потребоваться постоянно обновляемая лента событий, интерактивная карта, график выступлений и ряд других вспомогательных инструментов, которые позволят максимально быстро донести всю необходимую информацию до гостей мероприятия. Удобство, доступность и функциональность — трем этим аспектам должно уделяться самое пристальное внимание.
Онлайн-кабинет участника
Не менее важной деталью каждого сайта являются форма регистрации участников и онлайн-кабинет, который должен заменить собой персонального гида по мероприятию. В кабинете необходимо отображать текущий статус пользователя, расписание всех событий и любой другой контент от организаторов, который может быть полезен. Также через него могут осуществляться составление личного графика, регистрация участия в отдельных встречах и даже обмен информацией с другими гостями. Подобные инструменты позволяют заметно упростить поиск нужной информации и увеличить лояльность пользователей к бренду мероприятия в целом.
Мобильное приложение
Сайт и уж тем более онлайн-кабинет должны быть легко доступны со смартфонов. С этим поможет мобильное приложение, которое должно иметь функцию хранения всей важной информации для доступа в режиме офлайн. Это исключает необходимость в бумажных путеводителях и брошюрах, главная задача которых — не дать участникам заблудиться. Кроме того, приложение может выступать в качестве идентификатора участника. В этом случае оно содержит уникальный ID зарегистрированного пользователя или же простой QR-код, который может выполнять роль пропуска.
Пропуска c QR-кодами
Даже без мобильного приложения можно прибегнуть к помощи карточек с QR-кодами, позволяющих идентифицировать участников мероприятия. Использовать их удобно не только для входа и аккредитации, но также для отслеживания перемещений посетителей в режиме реального времени. Компании RUVENTS такой мониторинг вполне по силам. Система отметок в различных зонах с автоматическим расчетом времени пребывания позволит делать выводы относительно уровня интереса к тем или иным проектам, встречам, объектам выставок и так далее.
Персональные RFID-бейджи
В качестве альтернативы QR-кодам могут выступить RFID-метки, которыми нередко оснащаются бейджи. Такие идентификаторы открывают по-настоящему широкие возможности как для участников, так и для организаторов. С их помощью можно контролировать доступ в залы, вести учет посещаемости зон, участвовать в онлайн-голосовании, собирать контакты других посетителей, получать информацию в интерактивных терминалах и многое другое. Любое использование RFID-бейджа позволит улучшить сервис в будущем, проанализировав активность посетителей текущего мероприятия.
Интерактивные терминалы
Упомянутые выше терминалы станут отличным решением для мероприятий на больших площадках. Они помогут сделать партнерские задания интереснее, позволяя создавать индивидуальные квесты и реализовывать функции доступа к услугам партнеров. С их же помощью участники смогут осуществлять различные заявки, используя как раз личные RFID-бейджи. Для событий на открытом воздухе могут использоваться автономные терминалы, которые уже были испытаны на одном из крупнейших федеральных форумов. Они помогали участникам следить за актуальной программой, получать оперативную информацию о событиях на площадке, делать групповые селфи и даже искать себя в базе фотографий с мероприятия через систему распознавания лиц. Все эти возможности обеспечила компания RUVENTS
Группы в социальных сетях
Отдельные группы или страницы события в социальных сетях могут обеспечить хорошую рекламу не только самому мероприятию, но и всем компаниям-организаторам. Через такой канал связи можно проводить различные розыгрыши и конкурсы, позволяющие выиграть уникальные призы, а также посетить закрытые демо-зоны и выступления главных гостей мероприятия. Соцсети станут дополнительной площадкой для различных объявлений по ходу проведения мероприятия и подведения общих итогов.
Онлайн-трансляция
Трансляция в режиме реального времени позволит открыть двери вашего мероприятия для всех желающих. С ее помощью следить за происходящим смогут все пользователи Сети. Также прямой эфир с места событий даст шанс наблюдать за выступлениями всем тем, кто в силу различных причин не смог присутствовать лично. Запись трансляции позволит пересмотреть наиболее интересные и запоминающиеся моменты уже после завершения официальной части. Так, участники смогут ознакомиться со всеми выступлениями, происходившими одновременно, а организаторы смогут сделать выводы, оценив всю программу мероприятия со стороны.
Оставить комментарий