Ведение учета в интернет‑магазине: 7 кейсов и лайфхаков

Деньги Бизнес и работа

Появилась путаница с учетом товаров? Хотите контролировать действия сотрудников? Не планируете тратить на ведение интернет-магазина много времени? Сейчас расскажем, что делать.

Когда интернет-магазин растет, количество заказов увеличивается, а штат расширяется, вести учет и документацию в онлайн-таблицах или, тем более, в Excel уже не просто неудобно. Вы теряете время, не застрахованы от ошибок, а если какой-то сотрудник что-то нажмет, и все пропадет, готовьтесь потратить несколько часов, вручную пересчитывая товар и обновляя информацию. 

В компании InSales нам рассказали, как вести учет в интернет-магазине, чтобы не думать о потерях и сбоях.

1. Подключаем интернет-магазин к товароучетной системе

Ведение учета в интернет-магазине, кейсы и лайфхаки

Товароучетные системы помогают обрабатывать заказы и контролировать наличие товара сразу в нескольких местах — на складах, в пункте выдачи и в точке розничных продаж. Посмотрим, как это работает, на примере системы ЕКАМ. Чтобы соединить ее с платформой онлайн-торговли, нужно установить приложение «ЕКАМ.Учет» и синхронизировать его с интернет-магазином. 

Заходите в личный кабинет и настраивайте все, как вам удобно. Обмен данными может занимать от пяти минут до полутора часов — в зависимости от количества товаров. В интерфейсе товароучетной системы будут отображаться созданные в интернет-магазине товары, фотографии и карточки с описаниями, а также данные об их количестве. 

2. Выполняем инвентаризацию в системе

Инвентаризация, или простыми словами — пересчет товаров, нужна, чтобы узнать реальное количество товаров в наличии. Инвентаризацию необходимо проводить периодически, чтобы учитывать потери, непредвиденные факторы, возможные кражи и другие случаи. В дальнейшем эта информация будет поступать на сайт. 

При создании инвентаризации вы можете выбрать товары из существующего в системе списка (если вы вносили их туда ранее). А если их там пока нет, в ЕКАМ без проблем можно тут же создать новый товар. Затем указываем его количество и на основании полученных данных делаем дополнительные документы: списание или оприходование (или и то, и другое).

В результате инвентаризации может возникнуть 2 ситуации, когда необходимо списание товаров

1) Недостача. Если недостача укладывается в нормы естественной убыли, то она относится к затратам на производство (расходы на продажу). А если выше нормы — то должна быть взыскана с виновных лиц. Если норма естественной убыли не установлена, убытки списываются на расходы.

2) Выявление непригодных к использованию товаров (испорченных, морально устаревших). 

Также при инвентаризации может обнаружиться излишек товаров — в этом случае можно оформить акт оприходования излишков. Факт того, что во время инвентаризации были выявлены излишки, говорит о ранее допущенных ошибках в учете. Например, в случае интернет-магазина, если товары поступили от поставщика по накладной, но не были оприходованы по всем правилам. 

3. Создаем новый склад и перемещаем товары

Если товары хранятся на разных складах, в товароучетной системе нужно создать новый склад. Затем перемещаем часть товара с основного склада в дополнительный. Теперь вы можете в любой момент контролировать общее количество товара и своевременно отправлять курьеров для отгрузки его клиентам. 

4. Работаем с платежами по заказам с интернет-магазина

Ведение учета в интернет-магазине, кейсы и лайфхаки

Когда товароучетная система подключена и синхронизирована с интернет-магазином, все заказы автоматически будут выгружаться в нее. Для заказов в системе предусмотрен специальный раздел, где можно увидеть статус каждого заказа: когда он поступил, оплачен или нет. 

При покупке через интернет-магазин есть два способа предоплаты: 100% или частичная. 

Чтобы внести данные о предоплате, в системе нужно зайти в заказ и создать связанный документ, например, платеж картой. После этого подтянется общая стоимость заказа. Оставшуюся на оплату сумму система рассчитает автоматически. Когда покупатель будет оплачивать оставшуюся часть при получении товара наличными, в заказе необходимо будет создать приходный ордер. После чего статус заказа автоматически меняется на “Оплачен”.

В отличие от обработки заказов в обычном интернет-магазине, в ЕКАМ вы видите абсолютно все финансовые операции по каждому заказу. А именно: сколько денег клиент внес по заказу, каким способом, если это была частичная предоплата — то сколько денег ему еще осталось заплатить.

5. Работаем с оптовыми клиентами: выставляем счета, формируем накладные и закрывающие документы

Если с розничными клиентами все понятно, то как быть с оптовиками, которые чаще всего оплачивают по выставленному расчетному счету? В товароучетных системах этот процесс сопровождается всеми необходимыми документами: счетами, накладными, актами.

В ЕКАМ выставлять счета, формировать накладные и закрывающие документы для оптовиков можно в автоматическом режиме. 

1) Чтобы выставить счет оптовому покупателю, заходите в заказ и создаете счет в связанных документах. Чтобы моментально поставить печать и подпись, используйте встроенную в ЕКАМ систему шаблонов. 

2) Документы для формирования отгрузки формируются внутри программы. После того, как отгрузка сформирована, можно распечатать расходную накладную, товарный чек, ТОРГ 12, транспортную накладную и другие необходимые документы.

3) У вас много оптовых заказов и вы не хотите фиксировать все денежные поступления вручную? Загружайте в специальном разделе банковскую выгрузку. Чтобы сформировать ее, подойдут 1С или личный кабинет банка. Теперь все транзакции, совпадающие с наименованием заказа, будут закреплены друг за другом. Так вы массово закрепите оплаты за вашими заказами.

6. Добавляем нового сотрудника и должности, настраиваем доступ к разделам

Ведение учета в интернет-магазине, кейсы и лайфхаки

Этот пункт особенно актуален для тех, в чьем интернет-магазине работает несколько сотрудников (они общаются с клиентами, принимают и отгружают товар), и кто не хочет, чтобы всем им были доступны финансовые показатели проекта. В этом случае в систему товароучета нужно добавить новых специалистов, указав электронную почту — на этот e-mail придет приглашение присоединиться к системе по специальной ссылке. 

Дальше дело за должностями. Например, в системе ЕКАМ их три: кассир, менеджер и управляющий. Первый работает за кассой и у него нет доступа в интерфейс. Второй может только настраивать доступ ко всем разделам. А у управляющего доступ ко всем разделам есть по умолчанию. Если вы не хотите, чтобы у менеджера был доступ к данным финансовой аналитики, просто отключите доступ к соответствующим разделам. Список должностей, их возможностей и доступов легко расширить в любое удобное время.

7. Объединяем оффлайн и онлайн каналы торговли в одной системе

Если у вас есть розничная точка продажи, интернет-магазин, основной и дополнительный склады, все это можно подключить к товароучетной системе. Например, подключив розничную точку к кассе (она работает на приложении для Android), в систему начнут поступать данные о продажах и список заказов. У каждого сотрудника, использующего такое приложение, будет пин-код, по оторому легко идентифицировать каждого кассира. Такая идентификация нужна, чтобы рассчитать заработную плату, видеть совершенные конкретным сотрудником продажи, и в целом лучше контролировать процесс. 

Это, конечно, далеко не все возможности, которые предоставляют товароучетные системы. Как еще автоматизировать складские процессы для интернет-магазинов, знают в компании InSales. Здесь давно работают с одной из таких систем – ЕКАМ, которая помогает обрабатывать заказы и контролировать наличие товара сразу в нескольких местах. Как это работает и какие преимущества получают владельцы торговых интернет-площадок, можно узнать в InSales — эксперты готовы ответить на все вопросы в любое удобное время.

Написать комментарий

Оставить комментарий

Подпишитесь на обновления в соцсетях

Каждую неделю мы рассказываем о главных кинопремьерах, выставках, спектаклях и концертах. Коротко и по делу.