Если все сидят в одном офисе и работают только с программами уровня «Ворд», никаких сложностей не возникает. Но если необходимо организовать работу удаленных сотрудников, раскиданных по городам и офисам в разных регионах, если хочется сэкономить на организации рабочих мест и при этом сделать работу удобной, а еще контролировать сотрудников и не переживать из-за нагрянувших в офис недоброжелателей, понадобятся более продвинутые решения.
Вместе с сервисом удаленных рабочих мест от «Смарт Офис» разберемся, в каких ситуациях просто необходимо использовать облачные сервисы — чтобы сэкономить, упростить работу, оставить за собой функции контроля и не переживать за безопасность.
1. Надо иметь возможность работать из любого места. Гарантированная доступность сервера
Ситуация:
Сотрудники часто выезжают на встречи и в командировки, болеют, уезжают в отпуск. И зачастую требуется получить доступ к нужным файлам и программам, размещенным на рабочем сервере или компьютере в офисе. А сейчас, во время пандемии, вопрос организации удаленной работы сотрудников стал еще более актуальным. Мы уверены, что по завершении ситуации с коронавирусом многие руководители, прочувствовав удобство удаленной работы и экономии на офисе, будут серьезно рассматривать вопрос о том, кому возвращаться в офис, а кого оставить на удаленке.
Неправильно:
Можно попросить коллег переслать файл по почте. Но программу по почте не отправишь.
Можно организовать удаленный доступ к компьютеру или серверу в офисе, но в этом случае компьютер должен оставаться включенным, чтобы иметь доступ к файлам и программам. А если компьютер завис или в офисе пропало электричество? Удаленный доступ пропал и работа встала.
Правильно:
Арендовать облачный сервер или сервис удаленных рабочих мест. Все необходимые файлы и программы размещаются на удаленном сервере в защищенном дата-центре, где гарантируется доступность на уровне не ниже 99,98%. Вы всегда имеете доступ к файлам и программам из любого места 24/7 – из офиса, из дома, на даче, в командировке и у клиента. Например, если в офисе пропало электричество или интернет – это не проблема. Вышли в кафе или другое место, подключились через мобильный интернет и продолжили работать там. Работа не будет простаивать.
Другая ситуация:
У бизнеса несколько офисов в разных регионах. Сервер находится в главном офисе. В главном офисе плохое электроснабжение. Регулярно пропадает электричество. Сервер выключается. Встает работа этого офиса и офисов в других регионах. Офис поменять, к сожалению, нельзя. Если бы сервер был арендован в дата-центре, то страдал бы только один офис, а не все подразделения.
2. Надо сэкономить на организации рабочего места
Ситуация:
Надо организовать работу бухгалтера с программой 1С.
Неправильно:
Купить программу и подписку ИТС для обеспечения поддержки актуальной версии продукта. Цена вопроса — от 35 000 рублей в год.
Правильно:
Воспользоваться сервисом «Аренда 1С» за 1000 рублей в месяц или 12000 рублей в год. За эти деньги можно получить доступ к разным версиям программы без необходимости их покупать – 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и Управление Персоналом. При организации работы до 3-х сотрудников аренда всегда выгоднее покупки.
Другая ситуация:
Надо организовать совместную работу рабочей группы от 5-ти сотрудников. Если делать своими силами у себя, то надо купить сервер, ПО для него, настроить его работу, оплатить услуги системного администратора по настройке. Цена вопроса такого проекта по внедрению – от 100 тысяч рублей + время на внедрение. Потом надо поддерживать работу сервера – платить зарплату системному администратору.
Если вы арендуете облачный сервер или сервис удаленных рабочих мест, то вы уже работаете уже с готовым сервисом, который:
– Готов для работы через 10 минут после обращения. Плюс вы экономите время.
– Вам не надо вкладывать большую сумму денег на старте. Вы платите небольшие ежемесячные платежи. Переводите расходы из капитальных (CAPEX) в операционные (OPEX).
3. Надо объединить сотрудников из разных регионов
Ситуация:
Запускаем бизнес без офиса и ищем сотрудников в разных регионах для удаленной работы. Сотрудникам надо обеспечить доступ к общим документам и контролировать их работу.
Неправильно:
Использовать «бесплатные» облачные сервисы для совместной работы через браузеры, типа Google или Office365.
– Не все функции в браузерных версиях программ доступны. Есть ограничения
– Если требуется специфическое ПО, его не всегда можно развернуть в браузерной варианте. Есть только десктопные версии.
– Снижается уровень контроля за данными. Они могут храниться на компьютерах сотрудников и попасть в чужие руки. Плюс – все эти популярные сервисы хранят данные за границей, что в текущей политической ситуации не всегда подходит.
– При работе с использованием браузерных решений нет разделения рабочего пространства с личным, что понижает эффективность работы сотрудника (чаще отвлекается).
Разворачивать свой сервер и организовывать удаленный доступ к нему – опять же не самая лучшая идея (по причинам, перечисленным выше).
Правильно:
Взять в аренду сервис удаленных рабочих мест или облачный сервер. На нем можно развернуть работу любого нужного ПО с полным функционалом десктопного приложения.
Разграничивается рабочее и личное пространство. Серверы находятся на территории РФ. Сервер и данные на нем находятся под контролем руководителя. Можно разграничить доступ сотрудников к разным данным, запретить скачивать файлы и т.п.
4. Надо контролировать данные и работу сотрудников
Ситуация:
Эта ситуация – развитие предыдущего кейса. Работу сотрудников из разных офисов или регионов надо контролировать. У нас есть клиент, у которого есть важная конфиденциальная информация, с которой сотрудники должны работать, но без возможности скачать файлы себе на компьютер, т.к. в файлах есть ноу-хау собственника.
Неправильно:
Строить это решение на базе своего сервера – долго и дорого.
Правильно:
Развернуть облачный сервер. На нем поставить специализированное ПО, которое:
– Защищает файлы от скачивания.
– Контролирует работу сотрудника (что делает, какие файлы и вкладки браузера открывает)
5. Надо протестировать работу своего программного продукта
Ситуация:
Компания ведет разработку какого-то программного продукта для клиента. Ему необходимо протестировать работу этого программного продукта в разных режимах под нагрузками. Тестирование требует достаточно мощной инфраструктуры и большого количества разных лицензий. Подобная ситуация часто встречается с таким продуктом как 1С.
Неправильно:
Покупать свой сервер, лицензии и делать это своими силами. При необходимости использования такого оборудования на короткий срок, например на 1-2 месяца, это никогда не отобьется.
Правильно:
Взять необходимую инфраструктуру и лицензии в аренду на 1-2 месяца для проведения тестирования. Потом от них отказаться.
6. Снизить риски потери / изъятия данных. Обеспечить стабильность
Ситуация:
Руководство компании опасается, что в офис могут нагрянуть недоброжелатели и забрать все компьютеры и серверы. В результате работа компании может быть парализована. Либо потребуется много денег, чтобы вернуть сервер.
Неправильно:
Хранить данные на сервере в офисе.
Правильно:
Арендовать облачный сервер или сервис удаленных рабочих мест. Если придут в офис и заберут компьютеры, с которых сотрудники подключаются к облачному серверу, то компания потеряет только эти компьютеры. На самих компьютерах никаких данных не хранится. Всё находится в облаке. Можно взять другие компьютеры, заново подключиться с них к облаку и продолжить работу с минимальными потерями.
7. Защититься от системного администратора
Ситуация:
В компании есть системный администратор, который чем-то недоволен – зарплатой, отношением и так далее. Он может украсть данные, поменять пароли и выбивать себе деньги. Он может быть приходящим сотрудником, который появляется, когда ему удобно, а не когда надо или что-то не работает.
Неправильно:
Держать такого сотрудника в штате и ставить свой бизнес в зависимость от него.
Правильно:
Подключить сервис удаленных рабочих мест от «Смарт Офис»:
– Это официальный договор со всеми вытекающими обязательствами.
– Компания – партнер Майкрософт и 1С, что уже является серьезной гарантией.
– За работоспособность сервера и решение проблем сотрудников отвечает техническая поддержка «Смарт Офис», которая доступна 24/7.
Ситуации, подобные этим, довольно часто описывают наши клиенты. В этой статье мы рассказали лишь о наиболее популярных. Если вы хотите узнать подробнее о том, как облачные решения помогают повысить эффективность и безопасность бизнеса — обращайтесь к нашим специалистам на сайт Смарт Офис.
Оставить комментарий