Мир ускоряется и усложняется, чтобы бизнесу оставаться хотя бы на том же уровне, необходимо “бежать” гораздо быстрее. Можно, конечно, нанять еще больше людей, но эффективность человеческого ресурса напрямую зависит от уровня развития технологий. Выход — пойти по пути автоматизации.
Бизнес-процессы в компании — это все действия, в результате которых создается продукт или оказывается услуга. Обычно это регулярно повторяющаяся последовательность операций, у которой есть управленец, отвечающий за результат, и также исполнители. Таких процессов в компании могут быть десятки, и в одном процессе может быть задействована цепочка людей или отделов.
Чтобы упростить процесс, сэкономить время сотрудников и исключить ошибки по вине человеческого фактора, используют программы. Это и есть автоматизация бизнес-процессов.
Среди основных плюсов автоматизации:
- Увеличивается скорость обработки информации.
- Сокращается количество ошибок.
- Улучшается взаимодействие между членами команды.
- Клиенты становятся более лояльными.
- А бизнес — в целом более прозрачным.
- Руководитель получает богатый материал для анализа бизнес-процессов благодаря встроенной системе отчетов.
Что значит “автоматизация” в действии? Разберем на примерах вместе с компанией FLEXBBY, которая разработала комплексное решение для автоматизации бизнес-процессов.
Проблема №1: Менеджеры мало продают
Помимо главной задачи — “продавать” — менеджеры тратят огромное количество времени на рутинные задачи: подготовку документов, согласование контрактов, подготовку отчетов, поиск данных. Порой это занимает более 50% от рабочего дня. А значит, собственно “продавать” менеджер успевает гораздо меньше.
Решение:
Автоматизация документооборота снимет с менеджеров часть рутины, позволит быстро делегировать задачи и значительно ускорит оставшиеся операции. Например система может сама заполнить нужные бумаги по шаблонам. Фокус внимания менеджера вновь вернется на главное — на продажи.
Проблема №2: Менеджеры пропускают заявки от клиентов
Увы, это человеческий фактор: когда заявки приходят с сайта, из соцсетей и мессенджеров без особой системы, пропустить что-то — проще простого. А еще бывает “устал” и “лень”. Итог: клиент ждет слишком долго, не дожидается и уходит. А что если это был “теплый” клиент?
Решение:
Первичную обработку запросов и заявок можно отдать чат-боту, который моментально ответит на запрос клиента, откуда бы он ни пришел. Решение CRM и Продажи не оставит менеджеру возможности “забыть”, подскажет, кому и когда нужно написать или позвонить.
Проблема №3: Бардак с финансовыми документами
Чтобы обработать весь поток входящих и исходящих финансовых документов, порой создаются целые массивные отделы. Но даже так специалисты часто допускают ошибки — из-за большого количества монотонных, повторяющихся операций.
Решение:
Документооборот — по своей сущности довольно рутинная работа, и ее точно можно доверить программе. Людей на зарплате понадобится гораздо меньше, плюс они будут выполнять по большей части контролирующие функции, а значит будет меньше ошибок и опечаток. Приятный бонус — удобные графики обязательств и платежей, а также инструменты для контроля денежных потоков.
Проблема №4: Невозможно ничего найти в архиве
Ваш архив — это параллельная Вселенная, в которой ничего нельзя найти. Задание “поработать с архивом” — миссия для храбрых духом и затея не на один день. И неважно, что у вас: все еще стеллажи с бумажными папками или электронная система, которая требует много времени на занесение информации, а в ответ — тишина.
Решение:
Нужен Электронный Архив, в котором все документы хранятся в одной системе с безопасным доступом. Не надо вводить данные руками и вручную классифицировать их, все сделает программа. Помещения, которые раньше занимали бумажные архивы, можно переделать под зоны отдыха — оцифрованные оригиналы бумажных документов будут доступны онлайн.
Проблема №5: Мошенничество при работе с поставщиками
Внутрикорпоративное мошенничество — это проблема, о которой вы можете не знать очень долго, а убытки понести серьезные. Коррупция, хищения, использование служебного положения — существуют десятки схем мошенничества, одна изощреннее другой.
Решение:
Система для управления закупками эффективно решает этот вопрос за счет автоматизации процессов. Вы четко видите, какие заявки и по какой цене размещаются, какие поставщики и с какими условиями участвуют, договоры и первичная документация — все прозрачно.
Оставить комментарий