KPI — это инструмент, который позволяет оценивать эффективность работы сотрудников и принимать верные управленческие решения. Все больше компаний внедряют эту систему в свои бизнес-процессы, но не всегда понятно: действительно ли она необходима.
Принимая решение использовать систему KPI в управлении или нет, руководители должны понимать ее особенности и актуальность в конкретной компании. Кандидат экономических наук и преподаватель курсов MBA в РАНХиГС Оксана Ткаченко объяснила, на чем строится эффективность этой системы и в каких случаях ее использование оправдано.
— Насколько система KPI эффективна?
— KPI — очень эффективная система. Как показывает анализ прошлого развития всех систем оплат труда и стимулирования персонала, она остаётся на первом месте. Подобных систем коэффициентов изначально было несколько. Например, Российская система коэффициентов трудового участия и эффективности труда, а также другие, которые использовались в СССР. Они претерпевали изменения, но все же самой эффективной системой остается KPI.
Скептики, конечно, находятся и здесь, и это объяснимо: как и в любой системе, в KPI есть плюсы и минусы. Поэтому критики часто правы, когда замечают недостатки. В этом случае нужна отладка системы. Главная проблема в том, что она нужна практически постоянно, поскольку любая система — это “живой” механизм. То есть нельзя один раз настроить ее, и она работает идеально, как часы. Система всегда требует пересмотра, постоянной корректировки и внесения изменений, потому что все в жизни меняется: покупатели, клиенты, сотрудники, цели и задачи компании.
Те показатели, которые были актуальны до пандемии, с приходом коронавируса просто перевернули все с ног на голову, и стали неактуальны.
— Стоит ли компаниям сейчас внедрять систему KPI?
— Конечно, но важно помнить, что внедрять KPI нужно только как систему, а не просто отрывочные показатели для нескольких работников. Но вообще, на мой взгляд, внедрять KPI в полном объеме стоит тогда, когда численность компании превышает 50 человек, или число уникальных должностей хотя бы больше 10. Тогда есть смысл.
Если же количество персонала меньше, чем 50 человек, то можно внедрить какие-то отдельные компоненты этой системы. Допустим, сделать личный KPI для каждого человека, но при этом не делать систему KPI, которая учитывает показатели отделов, служб, подразделений и компании в целом. То есть только какой-то один уровень этой системы применить, и работать с этим.
Все-таки полноценная система KPI учитывает показатели трех уровней: всей компании, ее подразделений, и личные для человека. То есть эта система подходит больше для крупного бизнеса.
— В чем преимущества и недостатки системы KPI?
— Любая система увеличивает потенциал компании, ее устойчивое развитие. Если есть система, то меньше бардака и хаоса. Меньше бардака и хаоса — меньше потерь у компании, больше контроля, легче управляемость. Поэтому сейчас самое время для внедрения любых систем, в том числе и системы KPI.
Ее плюсы еще и в том, что система регламентирована и должна быть понятна работнику. Он должен четко понимать, что конкретно нужно сделать, какие усилия приложить для того, чтобы достичь этих показателей, и как он на них влияет. Если сотрудник действительно чувствует свое влияние, и за это он получит определенную сумму, то эта система работает очень эффективно.
Всегда можно настроить систему так, что она будет работать классно, а можно превратить ее в выкидывание денег на премии, и при этом не получать желаемого результата. Поэтому ее плюсы — это помощь человеку в достижении поставленных целей. А отсюда и выполнение более глобальных и важных для всей компании задач.
А минусы заключаются в том, что система должна работать просто и понятно, а зачастую ее пишут сложно и громоздко. Поэтому она становится неуправляемой.
— Какие есть нюансы в системе KPI?
Может быть такое, что человек формально выполняет KPI, но при этом неэффективно работает. Когда система настроена неправильно, она не приносит должного результата. При этом нужно понимать, что KPI влияют конкретно на премию, которая выражается в сверхусилиях человека. Это то, что он должен делать дополнительно к основному объему работы.
Поэтому очень важно, чтобы был четко описан основной объем работы, который включен в постоянную часть – его оклад, каждодневный труд, усилия и пользу, которую приносит. Есть еще дополнительные усилия, которые направлены на достижение показателей. Так вот, именно они и должны быть оплачены в виде премии.
Но часто бывает так, что в KPI “зашивают” то, что относится к базовому набору функционала этого человека. Соответственно, в чем смысл платить KPI? Получается, что деньги выплачиваются неэффективно. Соответственно, да, человек формально выполняет все требования, которые компания обозначила, но при этом высоких результатов нет.
— Можно ли связать KPI и увольнения?
— Вообще нет никакой связи между KPI и увольнением на основе буквы закона, потому что это, еще раз напомню, про премирование. Это не про выполнение должностных инструкций, ведь должностные обязанности — это про оклад. Поэтому если человек не выполняет свою постоянную часть оплаты труда, да, здесь можно его уволить по закону. Да, там есть процедура, но KPI к увольнению в принципе отношения не будет иметь.
— Кому нужна система KPI?
— Система KPI нужна всем компаниям, подразделениям и сотрудникам, просто у различных отделов будет разное влияние на конечный результат. У одних подразделений, допустим, у бухгалтерии, будут показатели, в которых процент переменной части оплаты труда должен быть меньше, нежели у тех людей, которые непосредственно влияют на продажи (у тех же менеджеров отдела продаж). Если для работников бухгалтерии будет актуальным распределение постоянной части и KPI 80/20, то для работников отдела продаж будет более актуально наоборот — к примеру, 30% оклад от общего заработка, а 70% — это KPI. Причем установленные очень четко в зависимости от показателей продаж, которые они достигли. Тогда это будет эффективно.
Более эффективной альтернативы KPI я не вижу. Поскольку это универсальная и гибкая система. Её можно использовать по-разному, настраивать для нужд конкретной компании: она позволяет сделать тонкую настройку под каждый процесс.
— Какие ошибки внедрения KPI встречаются чаще всего?
— Первая стандартная ошибка внедрения KPI заключается в том, что пишутся трехэтажные тома со сложной системой, которую невозможно потом прочитать. Ни один сотрудник их не понимает. Система оказывается неэффективной, а на консалтинговые компании уже выброшено много денег.
Вторая ошибка заключается в том, что систему никто не контролирует. То есть кто-то где-то поставил какие-то нормативы, но насколько они показательные и позволяют ли управлять компанией — никто не отслеживает. Формально отписываются какие-то там циферки, но насколько это эффективно и что стоит откорректировать, не анализируется. Так система живет своей жизнью, а бизнес — своей. И никакого отношения к управлению компанией это не имеет.
Третья ошибка кроется в том, что система, допустим, есть де факто, но де юро ее нет. То есть система никак не обозначена для работников. Устно сказано: «Ты сделаешь такую-то выручку, компания заработает такую-то прибыль, получишь такую-то сумму». Человек послушал и забыл, какую сумму ему нужно сделать и что конкретно для этого выполнить. Особенно если там много показателей всевозможных, которые ему не обозначены. Оговорены, в Ватсапе написаны, но по факту никак не закреплены нигде, то есть нет формализации этого процесса. В результате у него уже все вылетело из головы. И то же самое с руководителем, который сам забыл 5 раз, какие показатели он сотруднику поставил, что сегодня отслеживает, что в итоге получает, что именно пообещал за результат. Когда в системе творится такой бардак, то она работать не будет. Появятся только обиды и недопонимание.
И четвертая ошибка – это когда система есть, но ее условия не выполняются со стороны руководства. То есть коллектив достигает поставленных целей и задач, а руководство говорит: «Ну, знаешь, я подумал и решил, что сегодня премии не будет». Вот такой субъективный подход, игра вне правил. Это тоже часто встречается, и очень демотивирует работников.
Внедрение системы KPI — процесс непростой. Сделать это грамотно, и чтобы она работала эффективно, под силу не всем. Но всегда есть возможность обратиться к профессионалам, которые помогут все наладить. Оксана Ткаченко проводит консультации для предпринимателей, чтобы помочь им решать сложные задачи, которые касаются управления и финансов в компаниях различного размера. Ее советы пригодятся как владельцам малого, так и крупного бизнеса.
Узнайте все о грамотном управлении компанией с поддержкой Оксаны Ткаченко.
Оставить комментарий