15 признаков того, что компании не хватает автоматизации бизнес‑процессов

Деньги Бизнес и работа

Если все согласования у вас по-прежнему происходят на бумаге или в электронной почте, менеджеры пропускают заявки, задача “подготовить отчет” тянется месяцами, а разработчик присылает все новые и новые счета за доработки ПО, диагноз ясен — вам не хватает автоматизации. Рассмотрим основные “слабые” места и как это исправить.

Автоматизация бизнес-процессов призвана решить две основные задачи. Первое — это привести все процессы к единому знаменателю, чтобы не было невыполненных заданий, сорванных сроков или растраты времени на лишние действия. И второе — переложить все рутинные этапы на программное обеспечение, разгрузить сотрудников, чтобы они занимались действительно важными делами и избегали ошибок по человеческой невнимательности.

Звучит обоснованно и прогрессивно, но как понять — нужны ли вашей компании все эти новшества? Ответ — однозначное “да”, если вы узнаете себя и свой бизнес хотя бы в нескольких пунктах, перечисленных ниже.

1. У бизнеса нет стратегии

15 признаков того, что компании не хватает автоматизации бизнес-процессов

Вы плывете туда, не зная куда, имея лишь расплывчатые представления о будущем и едва успевая разбираться с “текучкой”. Автоматизация, а именно внедрение грамотной CRM-системы, поможет упорядочить бесконечный поток входящих, автоматически ставить задачи и контролировать работу сотрудников, а еще разгрузить время чтобы подумать над глобальным видением.

2. Подразделения взаимодействуют неэффективно

Разные отделы вроде бы работают по четким заданиям, но в результате все равно не могут правильно выстроить взаимодействие, где-то не доделывают, а где-то дублируют работу друг друга.

3. Никто не понимает, как работает процесс

15 признаков того, что компании не хватает автоматизации бизнес-процессов

Один сотрудник закончил работу над своим отрезком цепочки, а дальше… куда? Если в вашей компании много процессов, и каждый из них состоит из большого количества этапов, в которых задействованы разные люди, отсутствие автоматизации губительно скажется на результатах. Кто-то забудет передать задачу, а кто-то потеряет время, ведь никто не сказал, что надо что-то делать.

4. Вы до сих пор ждете бумаги на подпись

Распечатка приказов и соглашений, подписание договоров в бумажном виде, бумажные счета, акты, счет-фактуры, товарные накладные, которые теряются, дублируются и “забываются” отправить — это все пережитки прошлого. Нужно решение для автоматизированного документооборота, который поможет эффективно управлять документами.

5. Вы не можете быть мобильным

15 признаков того, что компании не хватает автоматизации бизнес-процессов

Вы и ваши сотрудники намертво привязаны к рабочему месту и не можете решать возникающие проблемы “на ходу”. Совещания с личным присутствием, на которых раздаются задачи и сдаются отчеты, до сих пор отнимают львиную долю времени.

6. Вы храните данные поставщиков в гугл-таблице или эксель-файле

Как только поставщиков станет больше определенного количества или все они массово начнут менять цены, эта система рухнет. Нужен современный инструмент для управления закупками, который поможет получить наиболее выгодные условия, контролировать сроки и удобно работать с единой базой.

7. Сотрудники месяцами готовят отчеты

15 признаков того, что компании не хватает автоматизации бизнес-процессов

Чтобы подготовить отчет, нужно собрать все данные из бесконечных переписок, спросить у разных отделов и зачастую вручную все посчитать. Задание “подготовьте отчет” уже стало синонимом бесконечной бумажной волокиты и бессонных ночей, а потом точно придется переделывать, потому что наверняка что-то забыли.

8. В финансовых документах нет системы

Запутаться в финансовых документах, например счет-фактурах или товарных накладных, это проще простого. Электронная система для управления финансовыми документами призвана сэкономить время, минимизировать ошибки и опечатки, не пропустить сроки оплат и исключить дублирование платежей.

9. Вы хотите расширять бизнес, но все и так еле держится

15 признаков того, что компании не хватает автоматизации бизнес-процессов

Существующие разработки едва покрывают текущие нужды вашей компании, поэтому мысли о расширении и новых высотах вы откладываете на неопределенный срок. А ваши конкуренты тем временем несутся вперед на всех порах.

10. Ваши менеджеры пропускают заявки

Запросы от клиентов приходят через сайт, соцсети, мессенджеры и почту — в таком потоке сложно не пропустить что-то, а ведь каждая ошибка может стоить вам клиента. Выход — автоматизировать обработку заявок. Рутину пусть делает диалоговый робот, а эффективность сотрудников можно повысить с помощью специальных триггеров.

11. У вас нет электронного архива

15 признаков того, что компании не хватает автоматизации бизнес-процессов

Задача “найти что-то в архиве” — это эпопея на полдня? Вам нужен электронный архив, который не только упорядочит хранение документов, но и обеспечит их безопасность. А освободившиеся помещения можно переделать под зоны отдыха.

12. Сотрудники запутались в IT-системах

Чтобы провести одну операцию или сделку от начала до конца, нужно открыть с десяток разных программ с разным интерфейсом и логикой? Это долго, неудобно и провоцирует лишние ошибки.

13. Вы тратите на собственные IT-решения больше, чем планировали

15 признаков того, что компании не хватает автоматизации бизнес-процессов

Устав от разношерстных программ, вы решили вложиться и сделать собственное ПО, но не учли бесконечное количество правок и дополнительных вложений. В итоге вы получаете бесконечные затраты и весьма сомнительную пользу.

14. Сотрудники не умеют пользоваться вашим ПО

Вместе с разработчиком вы создаете подробные и длинные инструкции о том, как пользоваться программами. Но сотрудники не могут в них разобраться. А если приходит обновление и новые инструкции, работа точно встанет.

15. Ваша программа постоянно устаревает

15 признаков того, что компании не хватает автоматизации бизнес-процессов

Это бесконечная игра в догонялки: бизнес растет, появляются новые процессы, а программа все еще не может охватить все бизнес-задачи и ее нужно обновлять снова и снова. Тем временем счета за доработки растут… Не теряйте время и деньги, возьмите готовое решение — комплексную систему по автоматизации и роботизации бизнес-процессов для эффективной работы от компании FLEXBBY.

FLEXBBY — это шесть многофункциональных модулей для автоматизации документооборота, продаж, этапов согласований, отчетов, аналитики и многих других бизнес-процессов. Модули можно использовать по отдельности или все вместе, для максимальной эффективности работы компании. Оставьте заявку на демо-доступ к интеллектуальным бизнес-решениям FLEXBBY.

 

Написать комментарий

Оставить комментарий

Подпишитесь на обновления в соцсетях

Каждую неделю мы рассказываем о главных кинопремьерах, выставках, спектаклях и концертах. Коротко и по делу.