Ежедневно мы получаем десятки сообщений от коллег, инвесторов, контрагентов, друзей и родственников. И если последним двум категориям прощается многое, то в случае с деловой перепиской дела обстоят иначе. В настоящее время электронная почта отошла на второе место. Теперь контакт налаживается с помощью социальных сетей и мессенджеров. Для того чтобы быстро донести свою мысль и никого не обидеть, нужно соблюдать негласные правила общения.
Представляйтесь, когда пишите сообщение впервые
Допустим, вы хотите презентовать свою идею, задать вопрос про вакансию или уточнить информацию о работе компании. В любом случае вам необходимо представиться. Напишите свое имя и род занятий, если того требует ситуация. Заходить в ваш профиль и выискивать данные не очень удобно. Особенно если учесть, что ваш визави дорожит каждой минутой личного времени.
Хорошо, если в вашем сообщении будут активные ссылки на необходимые сайты, аккаунты и гугл-докс. Разгрузите адресата вашего письма и сделайте так, чтобы он мог вам помочь, потратив минимум энергии. Вы делаете это для себя.
Пишите обо всем одним сообщением
Мода на миллион сообщений в одну строку пришла к нам давно. Мы нередко пользуемся таким вариантом монолога в личном общении, но это неприемлемо в деловой переписке. Вы же не Маяковский. Лучше, если вы напишете все то, что хотите сказать, одним сообщением.
Для удобства чтения его нужно поделить на несколько абзацев, дополнить необходимыми ссылками. Чтобы избежать ошибок и неоднозначной редактуры Т9, наберите сообщение предварительно в текстовом редакторе, проверьте пунктуацию и орфографию и только потом копируйте и отправляйте через мессенджер.
Не отправляйте ночных сообщений
Мессенджеры заменили нам общение по телефону, поэтому многие пользователи не отключают звуковые уведомления даже ночью. На случай срочного звонка. Если вы не хотите прослыть невеждой, отложите сообщения до утра. Действуйте по тому же принципу, что и с классическими звонками. Вы бы позвонили работодателю с уточняющим вопросом о новом проекте в 3 часа ночи? Тогда и для отправки сообщения лучше дождаться рассвета.
Переносите содержательную переписку в почту
Мессенджеры незаменимы для начала общения и решения мелких вопросов, но серьезную деловую переписку, в которой фигурируют важные данные, лучше вести через почту. Так вы не потеряете ничего важного и с легкостью сможете отыскать нужную информацию.
Не переборщите со смайлами и забудьте про капслок
Если вы действительно владеете русским языком, вы должны уметь выразить свои эмоции, чаяния и надежды с помощью слов. Если же не можете передать свою мысль без смайлов, прокачайте навык деловой и личной переписки. Для этого можно:
- Увеличить свой словарный запас
- Прочитать несколько классических произведений
- Обратить внимание на профессиональную литературу
- Изучить книги, посвященные созданию грамотного текста
- Тренироваться формулировать мысли коротко и точно
- Отправлять сообщения без использования смайлов, не забывая удостовериться, что вас поняли верно.
В эпоху клипового мышления писать тексты становится все сложнее, но вы должны уметь это делать.
Что же касается капслока, тут все ясно: его использование ассоциируется с нетерпимостью, повышенным тоном или подозрениями, что ваш оппонент недоразвит. Зачем демонстрировать, что вы считаете коллегу или заказчика тупицей? Лучше сделайте смысловые акценты.
Не используйте голосовые сообщения
У голосовых сообщений есть масса преимуществ. Они экономят время, не требуют концентрации внимания и могут спасти от аварии в случае, если вы за рулем. Но есть и существенный минус. По голосовым сообщениям невозможно отследить историю переписки. Кроме того, если вашему визави либо вам самому понадобится отыскать, что и когда было сказано по тому или иному вопросу, это не получится.
Так что пользуйтесь голосовыми сообщениями в крайнем случае и не ленитесь набрать несколько слов в мессенджере. К тому же сейчас это можно сделать с помощью голоса. Вы говорите, а смартфон печатает.
Дайте собеседнику возможность ответить
Вам нравится, когда вас перебивают в обычном разговоре? Еще хуже, если одна из сторон ведет монолог, во время которого задает вам вопросы и сама же на них отвечает. То же самое происходит и во время деловой переписки. Не стоит задавать несколько вопросов один за другим. Дайте возможность ответить и меняйте русло беседы в соответствии со вновь поступившей информацией. Это спокойное, адекватное и культурное поведение.
Не небрежничайте
Не относитесь к своему читателю с пренебрежением. Сообщение читается лучше, если в нем есть знаки препинания, заглавные буквы, кавычки и абзацы. Особенно негативно воспринимаются сообщения, в которых имена людей и названия организаций написаны с маленькой буквы. Такой текст выглядит непрезентабельно. Его хочется игнорировать, а отправителя занести в бан.
Не паникуйте
Если вы торопитесь получить ответ от коллеги или партнера, не стоит торопить его с помощью трех восклицательных знаков и капслока. Это смотрится так, словно вы впали в истерику и повышаете голос. Лучше изложите суть дела спокойно.
Вместо «Николай Петрович!!! СРОЧНО!!! Клиент не может ждать!!! Это задача в приоритете!», лучше написать: «Николай Петрович, клиент переживает, что макет еще не готов. Чтобы его успокоить, мне нужно сообщить конкретный срок. Что ему сказать?».
Не фальшивьте
Существует целый набор «вежливых» штампов, которые маскируют проявление хамства, равнодушия или формального подхода. К ним можно отнести следующие фразы:
- «Мы вас услышали», а на самом деле «вы говорите ерунду, но придется сделать вид, что мы приняли ее к сведению».
- «У вас все в порядке?», а на самом деле «надо вас, тунеядцев, взбодрить».
- «Заранее спасибо за оперативный ответ», а на самом деле «отвечайте сейчас же!».
- «Надеемся, вы справитесь», а на самом деле «ваши компетенции вызывают сомнение».
- «Спасибо за понимание», а на самом деле «не хочу с вами дискутировать, делайте так, как я говорю, и без вопросов».
- «Сориентируете по срокам?», а на самом деле «поторопитесь, прокрастинаторы!».
Условная вежливость за которой скрывается негодование, пренебрежение и агрессия никогда не спасет ни вашу переписку, ни отношения с коллегами. Исключить лицемерные фразы недостаточно. Важно поменять вражеские отношения на партнерские, тогда напряжение исчезнет само собой.
Оставить комментарий